CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le/la titulaire du poste relève du Chef du Service de gestion des conférences et doit faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et d'indépendance dans l’exécution de ses tâches, afin de mettre en œuvre tous les aspects des conférences, assemblées, réunions, réunions des commissions d'études et autres manifestations organisées par l'UIT (désignées collectivement sous le nom de "manifestations"). Ces tâches comprennent une préparation de qualité, une organisation efficace et le bon déroulement de tous les aspects logistiques et matériels. Le/la titulaire peut être appelé(e) à superviser du personnel temporaire au sein du service.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

• Planifie et gère l'organisation des manifestations de l'UIT, depuis leur conception jusqu'à leur réalisation finale, qu'elles se déroulent à Genève ou ailleurs dans le monde. Il peut s'agir de conférences, d'assemblées, de réunions de commissions d'études, de forums de haut niveau, de tables rondes, de sommets ou de célébrations officielles, de diverses ampleurs et natures. Il/elle coordonne l'élaboration des accords avec les pays hôtes et de leurs annexes, en liaison avec d'autres services concernés ; fournit un appui et des conseils dans le cadre des négociations avec les pays hôtes ; assure la coordination des installations et des besoins avec toutes les parties prenantes concernées (gestionnaires des centres de conférences, membres de l'UIT, missions officielles, sponsors, prestataires de services, etc.).
• À l'approche des manifestations, il/elle participe aux réunions préparatoires et effectue des visites d'inspection sur place pour identifier le lieu le plus adapté, détermine les besoins en termes de locaux et de dispositions logistiques en examinant la disponibilité, les coûts et les besoins relatifs au personnel local, aux hôtels et au transport. Il/elle planifie les missions liées aux conférences et coordonne le tableau des effectifs avec la Section des voyages de l'UIT ; analyse les besoins en termes d'espaces de conférence et de réunion ainsi que de salles et d'installations, en fonction des demandes des services et des départements concernés. Le/la titulaire formule des avis, propose des plans des locaux, planifie et gère les salles sur le site de la conférence et établit la liste des besoins.
• Élabore et exécute des plans opérationnels à l'aide d'outils pertinents tels que l'application de gestion des salles CRM. Veille à ce que tous les éléments du programme de travail soient mis en œuvre dans les délais et de manière efficace et économique ; donne des avis sur les programmes de gestion du temps des manifestations et sur les procédures à suivre pour assurer le bon déroulement des réunions, dans le respect des dispositions réglementaires. Coordonne la fourniture de tous les services nécessaires, tels que l'interprétation, la participation à distance, la diffusion sur le web et le sous- titrage, en étroite collaboration avec les équipes chargées des services informatiques, de la sécurité et des protocoles. Suit la mise en œuvre du kit pratique sur la gestion durable et les manifestations écologiques, en veillant à ce que le pays hôte et les organisateurs respectent le kit et les normes connexes avant, pendant et après la manifestation.
• Gère tous les aspects des services événementiels sur place, en interne et en externe. Assure la coordination avec les services concernés pendant les manifestations et tient toutes les parties informées des éléments relatifs aux réunions. Participe aux réunions des commissions de direction pendant les conférences (avec les présidents et vice-présidents des conférences) afin d'établir le calendrier des réunions et d'actualiser les annonces concernant les réunions (tableaux et écrans d'affichage).
• Rédige des commentaires, des évaluations et des rapports statistiques sur les conférences et les réunions. Organise des réunions de bilan afin de proposer de nouvelles approches visant à améliorer l'efficacité générale des services offerts. Rédige des rapports pour souligner les problèmes rencontrés, les solutions apportées ainsi que les améliorations proposées pour les conférences et les réunions à venir. S'assure que toutes les informations statistiques relatives aux manifestations sont dûment enregistrées et saisies dans la base de données CRM.

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• Définit des méthodes de travail, des directives et des processus efficaces, y compris des calendriers, des échéances et des délais pour toutes les étapes des événements (planification, organisation et mise en œuvre). Coordonne et propose les meilleurs outils de gestion d'événements pour la gestion de projets.
• Coordonne l'élaboration de tous les documents relatifs à la gestion des conférences devant être présentés au Conseil de l'UIT, tels que le calendrier des conférences et des manifestations.
• Analyse les exigences et les défis à relever pour assurer la continuité des activités de gestion des conférences de l'UIT, en proposant des stratégies, des solutions et des plans d'urgence.
• Se tient informé(e) des dernières tendances et activités en matière de gestion des conférences et applique ses connaissances spécialisées à tous les aspects des travaux du Service en formulant de nouvelles stratégies, suggestions et autres approches.
• S'acquitte de toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Sens de l'organisation très développé et avéré, y compris aptitude à gérer simultanément et sous pression plusieurs tâches et à s'adapter à des horaires de travail irréguliers.
• Excellentes qualités relationnelles, y compris la capacité à communiquer efficacement avec des interlocuteurs à tous les niveaux, excellentes aptitudes à communiquer, sens du tact et de la discrétion, ainsi qu’une prise en considération des besoins des clients afin d'assurer une fourniture efficace des produits et services.
• Connaissance des applications de traitement de texte et de données, ainsi que des systèmes, outils et programmes informatiques utilisés dans le domaine de l'emploi, notamment des logiciels de dessin technique.
• Attitude prospective, accompagnée de la capacité et de la volonté de suivre les méthodes et processus de travail tout en cherchant à les améliorer continuellement, notamment par l'utilisation de nouvelles applications TIC.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Titre universitaire supérieur dans un domaine connexe, OU formation dans un établissement d'enseignement supérieur de réputation établie sanctionnée par un diplôme équivalent à un titre universitaire supérieur.
Pour les candidats internes, un titre universitaire de premier cycle associé à sept années d'expérience professionnelle pertinente, peut remplacer le titre universitaire supérieur à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins cinq années d'expérience à des postes à responsabilité croissante dans le domaine de la gestion d'événements, dont au moins deux ans au niveau international.
Un doctorat dans un domaine connexe peut être considéré comme équivalent à deux années d'expérience professionnelle.

Langues:

Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage. (Selon les dispositions de la Résolution 626 du Conseil, l'assouplissement des conditions requises en matière de connaissances linguistiques peut être autorisé pour les candidats ressortissants de pays en développement: lorsque les candidats de ces pays possèdent une connaissance approfondie de l'une des langues officielles de l'Union, leur candidature pourra être prise en considération).

DROITS ET PRESTATIONS

Salaire:

Le traitement annuel total se compose d’un traitement annuel net (net d’impôts et avant déduction des contributions à l’assurance maladie et à la Caisse des pensions) en dollars USD et d’une indemnité de poste (indemnité de cherté de la vie). L’indemnité de poste est variable et peut être modifiée sans préavis, conformément aux taux fixés dans le régime commun des Nations Unies pour les traitements et les prestations.
Salaire annuel à partir de $ 70,212 + indemnité de poste $ 47,814
Autres indemnités et prestations sont soumises aux conditions particulières de l’engagement, merci de vous référer à:
https://jobs.itu.int/content/Ce-que-nous-offrons/?locale=fr_FR