CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous la supervision du Chef de la Division des changements climatiques et des télécommunications d'urgence, le/la titulaire assure le soutien administratif à la Division afin de garantir le bon déroulement des activités administratives. Il/elle doit être en mesure de hiérarchiser les tâches et d'organiser son travail de manière autonome, tout en tenant compte des instructions générales données par le/la supérieur(e) hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

• Fournit un soutien administratif à la Division en matière de communications, de réunions et de gestion du flux de travail. Repère les sujets complexes ou délicats, établit les contacts nécessaires pour leur accorder une attention particulière, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à l'attention du supérieur hiérarchique.
• Reçoit, examine et distribue tout le courrier entrant destiné à la Division, attire l'attention du Chef de la Division sur les questions les plus importantes ; rédige des réponses, effectue le suivi de la correspondance en vue de la signature du supérieur hiérarchique et apporte les modifications nécessaires.
• Facilite le travail administratif de la Division, en établissant des systèmes de suivi de la correspondance et des documents. Vérifie que le travail est fait dans les délais impartis ; surveille l'avancement du travail et identifie les cas prioritaires ou nécessitant l'attention du supérieur hiérarchique. Tient un système de classement efficace et efficient pour la correspondance, les dossiers et les documents présentant un intérêt pour la Division ; prépare et soumet des documents destinés à être archivés.
• Rédige la correspondance et traduit des textes; relit et édite des lettres,  mémorandums et  documents pour la Division; rédige des invitations et des réponses à des demandes officielles concernant l'organisation et le suivi de colloques, séminaires, ateliers, etc.; établit des listes de distribution à partir du système de gestion des relations avec les clients (CRM); rassemble des documents, obtient des informations et des données pour le Chef de la Division; commande des publications liées aux travaux spécialisées de la Division.
• Édite et compile des publications et d'autres documents pertinents, après consultation sur la clarté et la cohérence du contenu, élaborés par des experts ou des consultants recrutés pour de courtes périodes et veille à ce qu'ils soient reproduits et distribués.
• Organise les missions du Chef, des fonctionnaires de la Division et des experts, en collaboration avec la Section des voyages. Prépare tous les documents relatifs aux missions, tels que les demandes de mission, les autorisations de voyage, les formulaires de rapatriement, et les documents du Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies, entre autres. Prépare les tableaux de planification pour l'emploi du temps du Chef et envoie la demande de remboursement des frais de voyage après le retour de mission.
• Rédige le mandat des experts ; obtient une estimation des coûts pour la gestion du budget, assure la liaison avec le coordonnateur des ressources humaines du BDT et effectue le suivi de toutes les questions concernant les fonctionnaires de la Division et les experts (prolongation de contrat, avis de vacance de poste, description d'emploi, congés, etc.). Assure la gestion des bureaux (déménagements, lignes téléphoniques, mobilier, entretien, stock des fournitures, etc.).
• Traite et suit les demandes d'achat via le système SRM, assure la liaison avec les fournisseurs pour garantir la livraison dans les délais et autorise le paiement des factures finales.
• Gère et met à jour le site web de la Division : crée de nouvelles pages, reçoit et organise de nouvelles informations, publie les documents liés aux activités et événements de la Division.
• Assure la liaison et la coordination avec d'autres Divisions/Départements du BDT, les différents Départements du Secrétariat et des Bureaux au siège de l'UIT, ainsi qu’avec les bureaux régionaux, selon les besoins.
• S'acquitte de toute autre activité connexe qui pourrait lui être confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Connaissance pratique des méthodes de travail du BDT serait un avantage.
• Aptitude à travailler aussi bien de façon indépendante qu'en équipe, et à travailler sous pression.
• Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d'expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins cinq ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience.)  

Expérience dans l'utilisation d'équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, ainsi que les applications Internet et les bases de données Access). Une expérience du travail lié aux pages web serait un avantage.

Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
79,366.- CHF - 105,546.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.