CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est placé sous la supervision du Chef du Département de la société de connaissances numériques (DKS) et responsable de la gestion et de la coordination des travaux du département. Son rôle est de fournir des services d'appui administratif et de secrétariat au Chef du département et au département, en vue de garantir le bon fonctionnement du Bureau, ainsi que la circulation et la gestion efficaces des informations qui en émanent. Pour ce faire, le/la titulaire du poste travaille en contact direct avec d'autres fonctionnaires du département, auxquels il fournit également un appui, et interagit avec des hauts fonctionnaires, tant au sein de l'Union qu'à l'extérieur. Le/la titulaire du poste doit être capable de hiérarchiser les tâches et d'organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions d'ordre général données par le supérieur hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

• Fournit un appui administratif au Chef du département et au département, selon les besoins, en ce qui concerne les communications, les réunions et les flux de travail. Recense les sujets complexes ou délicats, identifie les contacts qui nécessitent une attention particulière, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à l'attention du supérieur hiérarchique. S'il y a lieu, donne des informations et des orientations au personnel du département à tous les niveaux, afin d'assurer une compréhension claire des objectifs et des échéances.
• Fixe des rendez-vous et tient à jour l'emploi du temps du supérieur hiérarchique, reçoit les visiteurs, filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes formulées par d'autres départements de l'Union, des administrations et des organisations régionales, internationales ou privées, au sujet des activités ou des questions qui concernent le Chef du département ainsi que les chefs de service et de division. Examine, trie et enregistre le courrier du département (correspondances et documents) dès réception, et veille à sa bonne distribution.
• Organise et facilite le travail administratif du bureau et, à ce titre, établit le système de classement, les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et des documents. Vérifie que le travail est mené à bonne fin conformément aux normes en vigueur et dans les délais impartis; surveille l'avancement du travail et accorde la priorité aux cas qui appellent l'attention du supérieur hiérarchique et les autres chefs de service et de division.
• Rédige des lettres et s'occupe de la communication et de la traduction des correspondances adressées au département, selon les besoins; aide à la préparation de documents spécifiques; regroupe et classe les réponses reçues sous forme de documents, si nécessaire.
• Prépare et tient à jour les dossiers du Chef du département relatifs au Comité de gestion du BDT, aux conférences, réunions et séminaires, y compris le classement de la correspondance, des documents et des informations de nature confidentielle; se procure des documents et des informations nécessaires à la préparation des présentations, des discours et des rapports du Chef du département, ainsi que des chefs de service et de division, selon les besoins.
• Organise des ateliers, des formations, des séminaires, des réunions et des colloques et, à ce titre, assume la responsabilité de l'organisation administrative et logistique. Il s'agit notamment de mettre au point l'ordre du jour, d'envoyer des invitations, de produire et de distribuer les documents, de prendre des notes et de rédiger des comptes rendus de réunions, de donner la suite requise aux mesures décidées et de veiller au respect des questions de protocole.
• Coordonne l'organisation des déplacements, l'emploi du temps et les réservations pour les déplacements du Chef du département, ainsi que des chefs de service et de division selon les besoins.
• Assure la liaison entre le département et le coordonnateur du BDT pour les ressources humaines en ce qui concerne les questions relatives à l'administration du personnel et au recrutement du personnel.
• Suit la préparation par ses collègues de rapports, de la correspondance, de notes d'information et d'autres documents à l'intention du supérieur hiérarchique. Examine ces documents et en modifie le format ou le style, conformément aux pratiques en vigueur; peut également faire des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union.
• S'acquitte de toute autre tâche connexe qui lui est confiée.
   

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Maîtrise de l'informatique et aptitude à utiliser efficacement les outils logiciels de bureautique courants et d'autres systèmes de bureautique pour élaborer des documents, échanger et archiver la correspondance électronique et tenir à jour les systèmes de classement électroniques.
• Aptitude à vérifier que la correspondance est conforme aux procédures établies et à garantir l'exactitude des déclarations, avant apposition de la signature ou approbation du Chef du département ou d'autres collègues de la catégorie professionnelle.
   

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).

Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
86,924.- CHF - 115,574.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.