UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS
L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous.
Assistant(e) administratif(ve) du Chef du Département PPS
Numéro de l'avis de vacance: 1922
Secteur: BDT
Départment: PPS
Pays du contrat: Suisse
Lieu d'affectation: Genève
Numéro de poste: TD05/G6/6
Grade: G6
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 6 Mars 2025
UNITE ORGANISATIONNELLE
Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l'Union (UIT-D). Le BDT s'occupe principalement des politiques, des stratégies, des programmes et des projets de développement, ainsi que des activités de coopération technique visant à favoriser et à encourager l'accès universel, à un coût abordable, à des télécommunications/technologies de l'information et de la communication (TIC) sûres et de qualité, et à encourager une utilisation équitable et inclusive des télécommunications/TIC pour mobiliser les personnes et les sociétés en faveur du développement durable. Afin de répondre de manière efficace et rationnelle aux besoins des États Membres, le BDT est divisé en quatre départements fonctionnels:
- Département de la coordination des opérations (Bureau de l'Adjoint au Directeur)
- Département des projets, des partenariats et des compétences numériques (PPS)
- Département des réseaux numériques et de l'environnement (DNE)
- Département de la société de connaissances numériques (DKS)
Pour accomplir sa mission avec succès, le BDT doit créer des mécanismes clairs et simples en vue de nouer des partenariats avec des donateurs, des fondations et le secteur privé et de coordonner la fourniture de ces ressources pour répondre aux besoins des États Membres. Le département des projets, partenariats et compétences numériques (PPS) offre aux États Membres une enceinte leur permettant de collaborer au sein des commissions d'études de l'UIT-D. Pour créer la synergie nécessaire, la mobilisation des ressources et la conception des projets sont combinées au sein de ce département. Ce dernier est responsable de la planification stratégique qui permettra au BDT d'atteindre ses buts et objectifs organisationnels, moyennant l'établissement de partenariats et la mobilisation de ressources. Il fournit en outre des compétences spécialisées dans les domaines ayant trait aux capacités en matière de TIC et au développement des compétences numériques, soit des activités essentielles pour aider à réduire la fracture numérique. Le département prend également des initiatives et mène des activités dans le cadre du Plan d'action de la Conférence mondiale de développement des télécommunications (CMDT) et renforce les relations avec les membres de l'UIT-D.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Sous la supervision du Chef du Département des projets, des partenariats et des compétences numériques (PPS), le/la titulaire du poste rend compte à un administrateur principal responsable de la gestion et de la coordination des travaux du département.
Son rôle est de fournir des services d'appui administratif et de secrétariat au Chef du Département, en vue de garantir le bon fonctionnement du Bureau, ainsi que la circulation et la gestion efficaces des informations qui en émanent.
À cette fin, le/la titulaire du poste travaille en contact direct avec d'autres membres du personnel et interagit avec des fonctionnaires de haut rang, tant au sein de l'Union qu'à l'extérieur. Il/elle doit être en mesure de hiérarchiser les tâches et d'organiser le travail de manière autonome, en tenant compte des instructions générales données par le/la supérieur(e) hiérarchique.
TÂCHES ET RESPONSABILITES
Le/la titulaire s'acquitte des tâches suivantes :
- Fournit un appui administratif au Chef du Département en ce qui concerne les communications, les réunions et les flux de travail ; recense les sujets complexes ou délicats, identifie les contacts qui nécessitent une attention particulière, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à l'attention du supérieur hiérarchique. Le cas échéant, il/elle donne des informations et des orientations au personnel du Département à tous les niveaux, afin d'assurer une compréhension des objectifs et des échéances.
- Fixe des rendez-vous, tient à jour l'emploi du temps du supérieur hiérarchique, reçoit les visiteurs, passe et filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes formulées par d'autres départements de l'Union, des administrations et des organisations régionales, internationales ou privées, au sujet des activités ou des questions qui concernent le Chef du Département. Il/elle examine, enregistre et trie le courrier du Département (correspondance et documents) dès réception et veille à sa bonne distribution.
- Organise et facilite le travail administratif du bureau. À ce titre, établit le système de classement, les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et des documents. Il/elle vérifie que le travail soit bien réalisé conformément aux normes en vigueur et dans les délais impartis; surveille l'avancement du travail et accorde la priorité aux cas nécessitant l'attention du supérieur hiérarchique.
- Rédige des lettres et s'occupe de la communication et de la traduction des correspondances adressées au Chef du Département, selon les besoins. Il/elle aide à la préparation de documents spécifiques ; regroupe et classe les réponses reçues sous forme de documents, si nécessaire.
- Prépare et tient à jour les dossiers du Chef du Département relatifs au Comité de gestion du BDT, aux conférences, réunions et séminaires, y compris le classement de la correspondance, des documents et des informations de nature confidentielle. Il/elle se procure des documents et des informations utiles à la préparation des présentations, discours et rapports du Chef du Département.
- Organise des ateliers, formations, séminaires, réunions et colloques en assurant l'organisation administrative et logistique. Cela comprend, l’élaboration de l'ordre du jour, l’envoi des invitations, la production et la distribution des documents, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus de réunions. Il/elle veille également à la mise en œuvre des décisions prises et au respect des protocoles.
- Coordonne l'organisation des déplacements, l'emploi du temps et les réservations des missions du Chef du Département.
- Assure la liaison entre le Département et le coordonnateur du BDT pour les ressources humaines sur les questions relatives à l'administration du personnel et au recrutement.
- Suit la préparation par ses collègues de rapports, de la correspondance, de notes d'information et d'autres documents à l'intention du supérieur hiérarchique. Il/elle examine ces documents et modifie leur format ou leur style, conformément aux pratiques en vigueur. Il/elle peut également effectuer des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union.
- S'acquitte de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.
COMPETENCES ESSENTIELLES
Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.
COMPETENCES FONCTIONNELLES
COMPETENCES TECHNIQUES
- Maîtrise de l'informatique et capacité à utiliser efficacement les logiciels bureautiques courants ainsi que d'autres systèmes bureautiques pour élaborer des documents, échanger et archiver la correspondance électronique et tenir à jour les systèmes de classement électroniques.
- Aptitude à vérifier que la correspondance est conforme aux procédures établies et à garantir l'exactitude des déclarations, avant qu'elles soient signées ou approuvées par le Chef du Département ou d'autres collègues de la catégorie professionnelle.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education:
Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.
Expérience:
Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).
Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.
DROITS ET PRESTATIONS
Traitement annuel (net d'impôts)
86,924.- CHF - 115,574.- sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.
INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT carrières. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.
L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.
