CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le poste est placé sous la supervision directe du Chef des opérations, de la conformité et du contrôle de la qualité du Département de la gestion des ressources humaines.
L’assistant(e) des ressources humaines entreprend des activités de soutien RH de haut niveau et spécialisées dans la gestion des droits et des conditions de service du personnel régulier et/ou court-terme au siège et dans les bureaux régionaux et/ou des services administratifs pour les contrats SSA. L’assistant(e) RH fournit un service RH de qualité conformément au Statut et au Règlement du personnel.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

• Assure la fourniture, en temps voulu, d'un service complet, efficace et de qualité aux fonctionnaires au bénéfice d'un contrat de durée déterminée ou de courte durée et aux consultants; s'occupe des questions liées aux droits et aux conditions d'emploi au sein de l'organisation, en veillant à l'application juste, transparente et équitable des Statut et Règlement du personnel. 
• Prend diverses mesures administratives, notamment en ce qui concerne les nominations, les prolongations de contrat, les transferts, etc.; traite les demandes et assure le traitement rapide et efficace de toutes les mesures administratives liées aux fonctionnaires au bénéfice d'un contrat de durée déterminée ou de courte durée et aux consultants, conformément aux Statut et Règlement du personnel et aux politiques et procédures relatives aux ressources humaines, notamment, mais non exclusivement: en déterminant les droits applicables, en menant à bien des analyses, en préparant des ordres de paiement, en assurant la liaison avec la Mission suisse pour les cartes de légitimation, en exerçant un suivi et en préparant la correspondance administrative. 
• Veille à ce que les fonctionnaires soient informés en temps voulu de tout changement au niveau de leur situation administrative. 
• Traite les cas exceptionnels et complexes, en effectuant les recherches et les analyses nécessaires au sujet des droits et des conditions d'emploi, et rédige la correspondance connexe en vue de la signature par le Chef du Département ou le superviseur. 
• Tient un échange d'informations avec les fonctionnaires, notamment en répondant aux questions liées aux droits, aux Statut et Règlement du personnel et aux politiques et procédures relatives aux ressources humaines; donne des avis sur les droits et obligations ainsi que sur les options possibles en ce qui concerne les prestations, indemnités et droits; donne des informations sur les procédures et les formalités liées à la cessation de service. 
• Examine, tient à jour et actualise des informations, des dossiers et des fichiers confidentiels sur le personnel; veille à ce que les dossiers dans le système SAP et les fichiers des fonctionnaires soient complets et exacts. 
• Propose des mises à jour et participe à l'amélioration des politiques et procédures relatives aux ressources humaines. 
• Exerce un suivi des mesures administratives et veille à ce qu'elles soient appliquées ou adaptées lors de l'établissement de nouvelles procédures dans le domaine du développement des ressources humaines ou de l'administration du personnel; propose des méthodes pour suivre et traiter les cas; tient à jour les listes de vérification appropriées. 
• Se tient informé(e) de l'évolution des Statut et Règlement du personnel et des politiques et procédures relatives aux ressources humaines. 
• S'acquitte de toute autre tâche qui peut lui être confiée.

TÂCHES ET RESPONSABILITE (continuation)

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Maîtrise de l'informatique et aptitude à utiliser efficacement les outils logiciels de bureautique courants; bonne connaissance du système SAP et capacité de l'utiliser.
• Bonne connaissance des principes, politiques règles, règlements et procédures relatifs aux ressources humaines au sein de l'organisation.
• Sens élevé de la confidentialité, esprit d'initiative et bon sens.
• Capacité d'exercer des responsabilités pour répondre rapidement et de façon proactive aux besoins du service sur le plan interne et externe.
• Capacité de prendre des initiatives pour veiller à ce que les délais, les règles et les règlements soient respectés, en faisant face aux situations imprévues comme il/elle jugera bon.
• Aptitude confirmée à collaborer avec ses collègues pour atteindre les objectifs fixés et obtenir des résultats positifs.
• Aptitude à accomplir des tâches rapidement et avec minutie, en respectant des délais serrés.
• Fait preuve de courtoisie, de tact, de patience et d'une capacité à établir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalité et de culture différentes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d'expérience dans le domaine des ressources humaines ou de l'administration. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).

Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)

86,924.- CHF - 115,574.- CHF sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.