CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'assistant(e) administratif(ve) rend compte à un haut responsable chargé de la gestion et de la coordination des travaux d'un département. Il/elle fournit des services d'appui administratif et de secrétariat à l'Adjoint au Directeur et au Chef de Département, en veillant au bon fonctionnement du Bureau ainsi qu'à la diffusion et à la gestion efficaces de l'information. À cette fin, le/la titulaire interagit directement avec les membres du personnel et les hauts fonctionnaires, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisation. Il/elle devra être capable de hiérarchiser les tâches qui lui sont confiées et d'organiser son travail de manière autonome, en se basant sur les orientations générales fournies par son supérieur hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Le/la titulaire :

• Fournit un appui administratif à l'Adjoint au Directeur et au Chef de Département pour la gestion des communications, des réunions et du déroulement des tâches ; repère les sujets complexes ou délicats nécessitant un traitement particulier ainsi que les problèmes prioritaires qui doivent être portés à l'attention du supérieur hiérarchique et contacte les interlocuteurs pertinents. Le cas échéant, il/elle fournit des informations et des avis au personnel du Bureau à tous les niveaux et s'assure que chacun sache ce qui est attendu de lui et soit conscient des échéances.
• Fixe des rendez-vous et tient à jour l'emploi du temps du supérieur hiérarchique, reçoit les visiteurs, passe et filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes formulées par d'autres départements de l'Union, des administrations et des organisations régionales, internationales ou privées, concernant les activités ou les questions liées au travail du Chef du Département. Il/elle examine, enregistre et classe le courrier du Département (correspondances et documents) dès réception et s'assure de sa bonne distribution.
• Organise et facilite le travail administratif du bureau et, à ce titre, établit le système de classement, les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et des documents. Il/elle vérifie que le travail est effectué conformément aux normes en vigueur et dans les délais impartis ; surveille l'avancement du travail et met l'accent sur les cas prioritaires et les questions nécessitant l'attention du supérieur hiérarchique.
• Rédige des lettres et s'occupe de la distribution et de la traduction des correspondances adressées au Chef du Département, selon les besoins. Il/elle aide à la préparation de lettres circulaires spécifiques et regroupe et classe les réponses reçues sous forme de documents, si nécessaire.
• Prépare et tient à jour les dossiers du Chef du Département relatifs au Comité de gestion du BDT, aux conférences, réunions et séminaires. Il/elle organise et classe la correspondance, les documents et les informations confidentielles ; et se procure les documents et informations utiles à la préparation des présentations, des discours et des rapports de l'Adjoint au Directeur et du Chef du Département.
  
  

TÂCHES ET RESPONSABILITE (continuation)

• Organise des ateliers, des séances de formation, des séminaires, des réunions et des colloques et, à ce titre, assume la responsabilité de l'organisation administrative et logistique. A cet effet, il/elle établit la version définitive des ordres du jour, envoie les invitations, produit et distribue les documents, prend des notes et prépare des comptes rendus des réunions. Il/elle donne suite aux mesures décidées et veille au respect des règles protocolaires.
• Coordonne l'organisation des déplacements, l'emploi du temps et les réservations pour les voyages officiels de l'Adjoint au Directeur et du Chef du Département.
• Assure la liaison entre le Département et le Secrétariat général de l'UIT pour toutes les questions relatives à l'administration du personnel.
• Suit la préparation, par ses collègues, de rapports, correspondances, notes d'information, et autres documents soumis à l'examen de son supérieur hiérarchique. Il/elle s'assure que ces documents sont conformes aux formats et styles normalisés et peut être amené(e), si nécessaire, à faire des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union.
• S'acquitte de toute autre activité connexe qui lui est confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Maîtrise de l'informatique et aptitude à utiliser efficacement les logiciels et systèmes bureautiques courants pour élaborer des documents, échanger et archiver la correspondance électronique et tenir à jour les systèmes de classement électroniques.
• Aptitude à vérifier que la correspondance est conforme aux procédures établies et que les déclarations sont exactes, avant l’apposition de la signature/approbation par le Chef du Département ou d'autres collègues de la catégorie professionnelle.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans (administration, comptabilité) ou six ans (informatique) d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).
Expérience approfondie des travaux de bureau, et notamment dans l'organisation et la supervision d'un large éventail d'activités administratives et opérationnelles.
 
Langues:

Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)

86,924.- CHF - 115,574.- sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.