UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS  

 

 

L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous.

 

Assistant(e) administratif(ve) (Division FNS) 

 

Numéro de l'avis de vacance: 1763 
Secteur: BDT
Départment: DNE
Pays du contrat: Suisse
Lieu d'affectation: Genève

 

Numéro de poste: TD35/G5/835 
Grade: G5 
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 21 octobre 2024

 

UNITE ORGANISATIONNELLE

 

Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l'Union (UIT-D). Le BDT s'occupe principalement des politiques, des stratégies, des programmes et des projets de développement, ainsi que des activités de coopération technique visant à favoriser et à encourager l'accès universel, à un coût abordable, à des télécommunications/technologies de l'information et de la communication (TIC) sûres et de qualité, et à encourager une utilisation équitable et inclusive des télécommunications/TIC pour mobiliser les personnes et les sociétés en faveur du développement durable. Afin de répondre de manière efficace et rationnelle aux besoins des États Membres, le BDT est divisé en quatre départements fonctionnels:

  • Département de la coordination des opérations (Bureau de l'Adjoint au Directeur)
  • Département des projets, des partenariats et des compétences numériques (PPS)
  • Département des réseaux numériques et de l'environnement (DNE)
  • Département de la société de connaissances numériques (DKS)

Le département des réseaux numériques et de l'environnement (DNE) est chargé d'aider les États Membres, en particulier les pays du G77, à relever un large éventail de défis en matière de développement des TIC, tels que la connectivité de base, la gestion du spectre, l'évolution des réseaux et des technologies à large bande actuels et futurs, la mise en œuvre d'un accès universel et financièrement abordable et le renforcement de la sécurité grâce à l'appui à la cybersécurité. En outre, le département DNE fournit les compétences spécialisées et l'appui nécessaire pour les télécommunications d'urgence et les aspects de plus en plus importants et urgents liés à l'environnement et aux changements climatiques.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est placé sous la direction du Chef de la Division des réseaux futurs et de la gestion du spectre. Il s'agit de fournir des services d'appui administratif à la Division, afin de garantir la bonne exécution du travail administratif au sein de la Division. Le/la titulaire du poste doit être capable de hiérarchiser les tâches et de travailler de façon autonome sous la direction générale du supérieur hiérarchique. 
 

TÂCHES ET RESPONSABILITES

  • Fournit un appui administratif à la Division en ce qui concerne les communications, les réunions et le flux de travail; repère les sujets complexes ou délicats pour leur donner une attention spéciale, et détermine les questions prioritaires qui doivent être portées à l'attention du supérieur hiérarchique.
  • Reçoit et examine tout le courrier destiné à la Division, attire l'attention du Chef de la Division sur les questions les plus importantes; assure la distribution à tous les fonctionnaires de la Division qui sont concernés; rédige des réponses, apporte les modifications nécessaires et effectue un suivi de la correspondance en vue de la signature du supérieur hiérarchique.
  • Facilite le travail administratif de la Division, en établissant des systèmes de suivi de la correspondance et des documents; vérifie que le travail est fait dans les délais impartis; surveille l'avancement du travail et les cas prioritaires ou qui appellent l'attention du supérieur hiérarchique; tient à jour un système de classement efficace et efficient de la correspondance, des dossiers et des documents en rapport avec le travail de la Division; prépare et envoie des documents aux archives.
  • Rédige la correspondance et traduit des textes; relit les lettres, les mémorandums et les documents pour la Division et y apporte des modifications; rédige des lettres d'invitation et les réponses aux demandes officielles concernant l'organisation et se charge du suivi des colloques/séminaires/ateliers, etc.; dresse des listes de distribution à partir du système de gestion des relations avec les clients (CRM); recherche des documents, obtient des informations et des données destinées à être utilisées par le Chef de la Division; commande des publications relatives aux activités spécialisées de la Division.
  • Après consultation concernant la clarté et la cohérence du contenu, modifie et compile les publications et autres documents pertinents établis par les spécialistes/consultants recrutés pour de courtes périodes et veille à ce qu'ils soient reproduits/distribués.
  • Organise les missions du Chef et des fonctionnaires de la Division, ainsi que des experts, en collaboration avec la Section des voyages, et prépare tous les documents relatifs aux missions, tels que les demandes de mission, les autorisations de voyage, les formulaires de rapatriement, les documents du Département de la sûreté et de la sécurité du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies (DSS), entre autres; prépare les tableaux de planification de l'emploi du temps du Chef; envoie les demandes de remboursement des frais de voyage après le retour de mission.
  • Rédige le mandat des experts; obtient une estimation des frais aux fins de la gestion du budget; assure la liaison avec le coordonnateur du BDT pour les ressources humaines et effectue un suivi de toutes les questions concernant les fonctionnaires de la Division, ainsi que les experts (prorogations de contrats, avis de vacance de poste, descriptions d'emploi, congés, etc.) et la gestion des bureaux (déménagements, lignes téléphoniques, mobilier, entretien, stock de fournitures, etc.).
  • Traite les demandes d'achat effectuées au moyen du système de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) et en assure le suivi; assure la liaison avec les fournisseurs pour garantir la livraison en temps voulu et autorise le paiement des factures définitives.
  • Gère et met à jour le site web de la Division; crée de nouvelles pages, reçoit et publie de nouvelles informations et de nouveaux documents concernant les domaines d'activité de la Division et les manifestations organisées.
  • Assure la liaison et la coordination avec d'autres Divisions/Départements du BDT, les différents Départements du Secrétariat et des Bureaux au siège de l'UIT, ainsi qu'avec les bureaux régionaux, si nécessaire.
  • S'acquitte de toute autre tâche qui peut lui être confiée.
     

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

Analyse, sûreté de jugement et aptitude à décider
Souci du client et de la prestation de services
Ouverture à l'innovation et au changement
Aptitude à planifier et à organiser

COMPETENCES TECHNIQUES

  • Connaissance pratique des méthodes de travail du BDT.
  • Aptitude à travailler aussi bien de façon indépendante qu'en équipe, et à travailler sous pression.
  • Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.
     

QUALIFICATIONS REQUISES

 

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d'expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

 

Expérience:

Au moins cinq ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).
Expérience dans l'utilisation d'équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, applications Internet et bases de données Access).
Une expérience du travail avec des pages web serait un avantage.

 

Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
78,737.- CHF - 104,707.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.
 

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT   

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT carrières. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.

 

L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.