CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Placé(e) sous la supervision du Directeur régional, le/la titulaire fournit des services d'appui administratif au bureau de l'UIT dans la région Amériques et veille à la bonne exécution des tâches administratives. Il/elle doit être capable de hiérarchiser les tâches et d'organiser le travail de manière autonome, tout en tenant compte des instructions générales données par le supérieur hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

• Gère le Bureau régional en ce qui concerne les communications, les réunions et le déroulement du travail ; repère les sujets complexes ou délicats qui appellent un traitement particulier ainsi que les problèmes prioritaires qui doivent être portés à l'attention du supérieur hiérarchique et contacte les interlocuteurs pertinents.  Le cas échéant, donne des informations et avis au personnel à tous les niveaux au sein de l'unité organisationnelle et s'assure de la bonne compréhension des intentions et des échéances.
• Fixe des rendez-vous et tient à jour l'agenda de son supérieur, reçoit des visiteurs de haut rang, filtre les appels téléphoniques et répond à diverses demandes.
• Organise et facilite le travail administratif du bureau, et, à ce titre, établit le système de classement, les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifie que le travail est fait conformément aux normes en vigueur et dans les délais impartis ; surveille l'avancement du travail et les cas prioritaires ou ceux nécessitant l'attention du supérieur.
• Établit et tient à jour une liste de contacts, parmi lesquels des membres de cabinets ministériels, des membres de gouvernements, des régulateurs et des représentants du secteur utiles au Bureau régional.
• Organise des ateliers, des formations, des séminaires, des réunions et des colloques et, à ce titre, assume la responsabilité de l'organisation administrative et logistique, veille au respect des questions de protocole et à l’élaboration de l'ordre du jour, s'occupe des invitations, de la production et de la distribution des documents, de la prise de notes et de l'établissement des comptes rendus de réunions. Assure le suivi des mesures à prendre et peut être appelé(e) à voyager pour fournir une assistance lors d'une manifestation.
• Recherche et rassemble des informations et documents de référence ; prépare des documents d'information utiles à son supérieur lors de missions officielles ou de réunions spéciales. Rédige des réponses à des demandes écrites sur diverses questions, aussi bien courantes qu'inhabituelles ; communique des informations sensibles à la direction et coordonne les réponses apportées à des demandes sensibles ou confidentielles, au nom de son supérieur.
• Suit la préparation par ses collègues de rapports, correspondance, notes d'information, et d'autres documents pour son supérieur. Examine ces documents et en modifie le format ou le style, en fonction des pratiques en vigueur. Peut également faire des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union.
• Tient à jour le compte financier du Bureau régional (y compris la comptabilité de la petite caisse) et prépare les paiements pour les contrats locaux externes.
• Assure la liaison avec les institutions du système des Nations Unies et les institutions gouvernementales au sujet de questions administratives concernant les résultats obtenus par le Bureau régional de l'UIT à l'échelle de la région, en particulier effectue les opérations nécessaires concernant le dédouanement au Brésil avec l'application spécifique utilisée à cet effet au Brésil (Siscomex System).
• S'acquitte de toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Une connaissance pratique des méthodes de travail du BDT serait un avantage.
• Aptitude à travailler de manière autonome, en équipe, et à travailler sous pression.
• Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'étude pour une année d'expérience.)

Langues :

Connaissance de l'espagnol au niveau avancé et de l'anglais au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle (arabe, chinois, français, russe) serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
BRL 200,769 – BRL 287,097 sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.